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文職接待員的職業健康

不論在酒店、食肆、百貨公司、美容院及文職辦公室,接待員擔當著一個相當重要的前線角色,負責了解顧客或來訪者的需要,作出分流。不同性質的接待員因工作環境差異,面對著不同的職業健康危害。本文將集中講述在文職辦公室工作的接待員潛在的職業健康危害:

 

工作間暴力

在文職辦公室的工作環境,接待員的位置通常是在辦公室門口附近,當有來訪者的時候,必須通過接待員的分流。接待員經常接觸來自不同背景的來訪者,當來訪者有不滿的情緒時,接待員受到辱罵或侵襲的機會就可能發生。接待員必須時刻保持警覺,留意來訪者的面部表情、言行舉止,如面紅耳赤、說話帶侮辱、拍打桌子等這些情緒激動的表現。如預測暴力事件有機會發生,接待員應保持冷靜,控制自己的情緒,嘗試了解來訪者不滿的原因,保持磋商的時間,利用這段時間通知同事或保安;同時加強暴力事件發生的意識,不要輕視來訪者所做的行為的嚴重性。如接待員認為有即時危險,應盡快離開現場,通知主管。公司應向前線接待員提供適當的訓練,如教授預測、避免和控制暴力事件的技巧,定期與接待員分享處理此類事件的經驗,及關注員工於暴力事件後的個人情緒和其他員工的反應。

 

工作姿勢

文職接待員除分流來訪者外,主要工作亦包括分流來電者及協助同事處理簡單的文書工作,如資料輸入。很多時候,接待員會一邊用肩頸夾著電話對話,一邊翻看文件,或是雙手操控著電腦,一邊解答來電者的查詢。久而久之,肩頸會開始出現疼痛的情況。其實只要在電話安裝免提裝置,便可有效避免此痛症的發生。

 

一般文職接待員不需經常使用電腦工作,但他們有時候需協助進行文書工作,尤其是資料輸入的工作,所以一套配合其身形的電腦工作間設備是不可忽略的。當輸入資料時,接待員應用文件夾穏固支撐文件,並將文件夾擺放在電腦顯示屏幕的2寸範圍內,避免頸部不良姿勢,如文件擺放離顯示屏幕較遠,頸部需左右扭動看文件,這會導致頸部有勞損的情況出現。使用電腦時,亦應注意將顯示屏幕擺放於適當的高度;顯示屏幕與使用者的距離應保持35cm至60cm之內。鍵盤及滑鼠應靠近身體擺放,如放在鍵盤架內,並使手肘關節處於工作枱的水平。椅子的高度、斜度和靠手的高度都需要調校至合適的位置,使背部和手肘有足夠的承托。

 

搬運重物

文職接待員亦需負責簽收郵件、貨件,及處理公司的物資擺放,這樣,接待員有機會接觸一些體力處理操作的工作。為避免搬運時受傷,接待員應學習正確的提舉及搬運姿勢。當搬運貨物時,如產品、印刷品、蒸餾水樽等,應先確保搬運通道暢通無阻,然後衡量自己的體力能否搬運貨物,如不肯定,應找同事協助。如許可,應先走近貨物才蹲下,雙手抓緊貨物,靠近身體,保持腰部挺直,以大腿肌肉發力提起貨物,切忌突然急促地扭動身體。

 

工作壓力

一般文職接待員的職務甚廣,通常身兼辦公室助理一職,尤其是工作於中小型企業,需要處理公司的大小事務,包括款待來訪者、接聽電話、處理文書工作、安排房間使用、簽收貨物、處理物資擺放、外出派遞文件、甚至簡單的清潔工作等等,亦需協助處理其他同事委派的工作,難於對各項工作排列緩急次序,對接待員來說,這造成一定的壓力。如您們發現自己經常覺得時間不夠,如走路和說話的節奏很快速;有頭痛/胃痛/背痛的毛病;上床後難以入睡;當空閒時輕鬆一下也覺內疚,這表示您的精神壓力可能超標,必須多加留意,尋求一下壓力來源和解決辦法。如遇以上情況,可嘗試與朋友傾訴、定期做適量運動、保持充足睡眠及練習一些鬆馳方法,都是有效減輕壓力的好方法。

 
 

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